Dlaczego warto używać Notion jako CRM?

Notion jest bardzo wszechstronnym narzędziem dla biznesu, a jego siła tkwi w dużej elastyczności. W przypadku CRM oznacza to, że nie musisz zmieniać swojego sposobu pracy, aby dopasować się do narzędzia. To Notion dostosowuje się do ciebie.

Główne zalety Notion CRM to:

• Pełna personalizacja: Tworzysz system, który zawiera tylko te funkcje i pola, których naprawdę potrzebujesz. Koniec z przeładowanymi interfejsami i zbędnymi opcjami.

• Zintegrowane miejsce pracy: Połącz swój CRM z bazą wiedzy, zarządzaniem projektami i notatkami. Wszystkie informacje o kliencie masz w jednym, spójnym ekosystemie.

• Opłacalność: W porównaniu do tradycyjnych platform CRM, Notion oferuje znacznie niższy próg wejścia, a darmowy plan jest często wystarczający dla freelancerów i małych zespołów.

• Łatwość współpracy: Współdziel bazy danych z zespołem, przypisuj zadania, komentuj i śledź postępy w czasie rzeczywistym, co usprawnia komunikację i przepływ pracy.

To rozwiązanie idealne dla małych i średnich firm, startupów, agencji kreatywnych oraz freelancerów, którzy cenią sobie prostotę, kontrolę i możliwość zbudowania narzędzia.

Jak krok po kroku zbudować CRM w Notion?

Budowa własnego CRM w Notion może wydawać się skomplikowana, ale w rzeczywistości sprowadza się do kilku prostych kroków. Pomyśl o tym jak o procesie, w którym zaczynasz od podstaw, a potem stopniowo dodajesz kolejne elementy.

Krok 1: Szablon czy budowa od zera?

• Użyj szablonu: To najszybsza droga. Notion i jego społeczność oferują gotowe szablony (np. „Sales CRM”), które możesz zaimportować i od razu zacząć używać. Wystarczy stworzyć nową stronę, kliknąć „Templates” i wyszukać „CRM”.

• Zbuduj od zera: Jeśli masz specyficzne potrzeby, budowa od podstaw da Ci pełną kontrolę. Zacznij od stworzenia głównej bazy danych, np. „Kontakty”.

Krok 2: Skonfiguruj swoją bazę danych To główna część twojego CRM. Dodaj do niej kluczowe "właściwości”, które pomogą ci uporządkować informacje. Podstawowe pola to:

• Nazwa klienta (Name)

• Email (Email)

• Telefon (Phone)

• Firma (Text lub Relation do bazy „Firmy”)

• Etap w lejku (Select, np. Nowy, Kontakt, Negocjacje, Wygrany)

• Data ostatniego kontaktu (Date)

Krok 3: Stwórz relacje między bazami Siła Notion leży w możliwości łączenia informacji. Możesz stworzyć osobne bazy dla Firm, Spotkań czy Projektów, a potem połączyć je z bazą Kontaktów. Dzięki temu, wchodząc na profil klienta, zobaczysz całą historię współpracy w jednym miejscu.

Krok 4: Utwórz użyteczne widoki Te same dane możesz oglądać na różne sposoby, w zależności od tego, czego akurat potrzebujesz:

• Widok tabeli (Table): Idealny do przeglądania całej listy kontaktów.

• Widok kanban (Board): Zwizualizuj swój lejek sprzedaży, grupując klientów według etapu.

• Widok kalendarza (Calendar): Śledź zaplanowane spotkania i terminy follow-upów.

Krok 5: Zaimportuj istniejące dane Jeśli masz już bazę klientów w pliku CSV (np. z Excela lub Google Sheets), możesz ją łatwo zaimportować do Notion, oszczędzając mnóstwo czasu na ręcznym przepisywaniu danych.

Najlepsze szablony CRM w Notion - przegląd i porównanie

Nie chcesz budować wszystkiego od zera? Społeczność Notion stworzyła setki gotowych rozwiązań. Oto kilka popularnych szablonów, które mogą stać się Twoim punktem wyjścia:

• Dla minimalistów: Proste szablony, takie jak Minimalist Business CRM, skupiają się na: śledzeniu kontaktów i etapów sprzedaży bez zbędnych dodatków. Idealne dla freelancerów.

• Dla analitycznych: Bardziej zaawansowane systemy, jak Advanced CRM od aNotioneer, oferują połączone bazy danych dla firm, kontaktów, spotkań i produktów, pozwalając na głębszą analizę.

• Dla zespołów sprzedażowych: Szablony takie jak CRM Tracker często zawierają gotowe lejki sprzedaży w formie tablicy kanban, ułatwiając zespołom śledzenie wspólnych celów.

Wybierając szablon, zastanów się, co jest dla Ciebie kluczowe - prostota, szczegółowość danych, a może wizualizacja procesu? Każdy z tych szablonów możesz dowolnie modyfikować.

Automatyzacje i integracje - jak usprawnić pracę z Notion CRM?

Ręczne aktualizowanie statusów i dodawanie notatek jest czasochłonne. Na szczęście Notion CRM można zautomatyzować, aby pracował za Ciebie. Kluczem są integracje z narzędziami takimi jak Zapier czy Make.com.

Przykłady prostych automatyzacji:

• Gdy otrzymasz nowego maila od potencjalnego klienta w Gmailu, automatycznie stwórz nowy kontakt w Notion.

• Gdy umówisz spotkanie w Kalendarzu Google, automatycznie dodaj wpis w bazie „Spotkania” i połącz go z odpowiednim klientem.

• Gdy przesuniesz klienta na etap „Negocjacje” na tablicy kanban, automatycznie wyślij powiadomienie na Slacka do swojego przełożonego.

Te proste usprawnienia pozwalają skupić się na tym, co najważniejsze - budowaniu relacji, a nie na administracji.

Ograniczenia i wyzwania - kiedy Notion CRM może nie wystarczyć?

Notion nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdego. Jego elastyczność ma swoją cenę. Kiedy warto rozważyć dedykowany system CRM, taki jak HubSpot czy Salesforce?

• Przy ogromnej skali: Jeśli zarządzasz dziesiątkami tysięcy kontaktów i bardzo złożonymi procesami, Notion może stać się wolny i nieefektywny. Dedykowane CRM-y są zbudowane do obsługi ogromnych baz danych.

• Gdy potrzebujesz zaawansowanych raportów: Notion oferuje podstawowe filtrowanie i sortowanie, ale brakuje mu zaawansowanych narzędzi analitycznych i modułów do prognozowania sprzedaży.

• Jeśli kluczowe są zaawansowane automatyzacje: Wbudowane automatyzacje w dedykowanych CRM-ach (np. automatyczne sekwencje mailowe) są często lepsze niż te, które można zbudować przez zewnętrzne integracje z Notion.

Podsumowanie

Notion CRM to fantastyczne, elastyczne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zapanować nad swoimi danymi i procesami. To idealny wybór dla freelancerów, małych firm i zespołów, które cenią sobie personalizację i zintegrowane środowisko pracy. Choć może nie zastąpić rozbudowanych, dedykowanych systemów w dużych korporacjach, jego prostota, niski koszt i niemal nieskończone możliwości dostosowywania sprawiają, że jest to narzędzie warte wypróbowania.

Nie bój się eksperymentować. Zacznij od prostego szablonu, dostosuj go do swoich potrzeb i obserwuj, jak Twoje zarządzanie relacjami z klientami staje się bardziej uporządkowane i efektywne niż kiedykolwiek wcześniej.